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outubro 24, 2007

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Descrição e Análise de Funções

ENQUADRAMENTO TEÓRICO

Apresenta-se uma breve fundamentação e enquadramento teórico do processo de Descrição e Análise de Funções.

A descrição de funções teve origem na corrente de ideias conhecida no princípio do século XX sob a designação de “organização científica do trabalho” e de que Taylor e Gilbreth foram os representantes mais destacados, a eles se devendo a introdução dos métodos analíticos na gestão das empresas.

A avaliação de funções é uma técnica que pretende definir o valor relativo do trabalho, ou seja, não pretende avaliar o valor absoluto dos postos de trabalho mas somente avaliar a importância relativa de um posto em relação a outro. Trata-se por conseguinte, de descobrir um método sistemático de estabelecer no seio de uma empresa, uma ou mais hierarquias de importância dos postos de trabalho existentes, que servirão posteriormente de base para uma determinação precisa dos valores das remunerações. A filosofia em que se inspira esta técnica assenta nos princípios fundamentais da lógica e da equidade. Esta técnica é sustentada pela hipótese de que as tarefas que cada posto de trabalho comporta são definidas, ou susceptíveis de ser definidas, independentemente da pessoa que o ocupa.

Um sistema de análise e qualificação de funções não deverá ser nunca considerado um instrumento estático, uma vez que as organizações evoluem ao longo do tempo, quer por força de inovações tecnológicas, quer por alterações de mercado ou simplesmente por mudanças de orientação na gestão de pessoal. É necessário que a hierarquia dos postos de trabalho e dos salários se adapte a um ambiente em constante mudança.

A DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE FUNÇÕES (DAF)

A análise de funções envolve duas dimensões: a primeira refere-se a elementos como responsabilidade, os deveres, a natureza e o nível de decisão, que são requeridos ao indivíduo; a segunda dimensão refere-se à contribuição individual, ou seja, à quantidade de talento, capacidades, conhecimento, experiência e esforço colocados no desenvolvimento das funções.

A este propósito, alguns autores referem a necessidade de distinguir entre análise e a descrição de funções. A primeira (“Job analysis”) pode ser entendida como o processo pelo qual as funções são decompostas nos seus elementos constituintes (entendendo-se elementos como a unidade mais pequena em que se pode dividir uma tarefa, sem analisar movimentos, acções ou os processos mentais envolvidos), com o propósito de compilar, analisar e sintetizar, de uma forma sistemática a informação relativa a esses elementos. Os elementos podem ser tarefas ou elementos, assim como, responsabilidades e deveres. Existem várias formas de conduzir uma análise de funções, de entre as quais se destacam as entrevistas e os questionários.

Por sua vez a descrição de funções (“Job description”) refere-se a um documento que contém a informação recolhida pela análise de funções, de uma forma prática e facilmente perceptível. Para além da informação relativa às tarefas e aos elementos, e às responsabilidades e deveres, a descrição de funções pode conter informações relativas às condições de trabalho, instrumentos e materiais utilizados, ferramentas, máquinas, etc..

Normalmente, junto com a descrição de funções aparece também um documento que contém as especificações da função e que lista as qualificações ou qualidades pessoais requeridas para aquela função. No entanto, as especificações da função não são parte integrante da descrição de funções.

Não existe uma posição unânime relativamente ao valor de uma descrição de funções. Há quem considere que a descrição de funções só serve para impedir os trabalhadores de fazerem determinadas coisas. Alguns trabalhadores consideram-na desnecessária, porque acreditam que sabem exactamente o que têm que fazer. Quanto aos directores, também a consideram desnecessária, porque sempre que precisam de uma descrição de funções ela está incompleta ou obsoleta. No entanto, a maioria das críticas centra-se na maneira como ela é utilizada e não no porquê da sua existência.

Assim a descrição de funções deverá ser vista como um instrumento de gestão que é utilizado para atingir determinados objectivos e só terá valor para atingir esses objectivos. Daí a importância colocada na definição dos objectivos, que deverão ser clarificados e definidos deste o princípio para evitar utilizações irracionais ou ineficazes.

Paralelamente, deverá também ficar definida a natureza da informação a recolher (uma vez que depende directamente do tipo de objectivos a atingir), ao método para a recolher e as pessoas que a irão recolher.

Estas informações deverão conter as tarefas a concretizar ou o comportamento esperado do trabalhador, as máquinas ou instrumentos utilizados, os objectivos do trabalho, o contexto no qual o trabalho é efectuado e as qualificações requeridas. Tais informações dependem, no entanto, do objectivo e do tipo de função que está a ser descrita, uma vez que, os quadros e as funções de gestão tendem a ser descritas em termos de responsabilidades e deveres (neste caso, se tivéssemos que descrever funções administrativas (staff) ou de produção, em termos de responsabilidades e deveres, dar-lhes-íamos uma maior autonomia).

A descrição de funções pode ser descrita quer em termos de tarefas, quer em termos de comportamentos. Contudo. Utilizam-se mais frequentemente as descrições orientadas para a tarefa, devido à grande variedade de comportamentos que um indivíduo efectivamente tem no desempenho de uma função. No entanto, para que se satisfaçam virtualmente todos os potenciais objectivos de uma descrição de funções, dever-se-á fazer um esforço para especificar os tipos de comportamentos requeridos.

Para determinar critérios de selecção relevantes e os meios para os medir, deveremos em primeiro lugar determinar critérios de sucesso e eficiência. Isto significa, identificar os comportamentos que o sujeito deve adoptar, para uma boa “performance”

Existem três fontes de informação principais relativas às funções: a pessoa que a exerce, o seu superior hierárquico imediato e/ou um analista. O tipo de fonte a utilizar depende da natureza da função, do tipo de informação requerida, do tempo e dinheiro disponível, do método para compilar a informação e do objectivo ou objectivos a alcançar.

COMUNICAÇÃO DO PROGRAMA E RECOLHA DE INFORMAÇÃO

O sucesso de um projecto de descrição e avaliação de funções depende da qualidade e forma como este é comunicado. Quando o projecto é comunicado unicamente por memorando, torna-se difícil para ao trabalhadores obterem respostas para as suas questões e preocupações. Nestas circunstâncias, é provável que comeces a circular rumores negativos relativamente o programa, diminuindo as suas probabilidades de sucesso.

Não existe nenhuma fórmula específica para se comunicar um programa de análise e descrição de funções. No entanto, deve ter-se em consideração diversos factores, tais como: o estilo de comunicação interna que prevalece na organização; se existem ou não representantes dos respectivos sindicatos; as diferentes categorias profissionais que irão ser analisadas; o tipo de procedimento adaptado para recolher informação; se se utilizam ou não analistas externos, etc..

Uma boa comunicação de um projecto de descrição e análise de funções obedece a determinadas características:

1. A informação relativa ao projecto deve responder ao “Porquê ?” (objectivos), “O quê ?” (tipo de informação), e “Como ?” (fases do processo). Sempre que a descrição seja utilizada para avaliar funções, deve ficar claro que a avaliação se centrará na função e não em quem a desempenha;

2. A administração deve demonstrar um apoio total e incondicional ao projecto;

3. Se as funções a ser descritas são executadas por trabalhadores sindicalizados, o respectivo sindicato deve ser informado do programa, antes de se disseminar a informação;

4. Os encarregados e chefes de equipa devem ser informados sobre a implementação do projecto, antes dos seus colaboradores;

5. Aos trabalhadores que irão descrever as suas funções, deve ser dada a oportunidade de esclarecer todas as dúvidas que um programa deste tipo coloca;

6. Se se utilizarem entrevistas e/ou observação, para recolher informação, o analista – especialmente se for externo à empresa – deve ser apresentado aos encarregados e aos trabalhadores directamente envolvidos na projecto.

A informação relativa aos conteúdos é normalmente recolhida através das conhecidas técnicas tradicionais ou convencionais: observação, questionários e entrevistas. Recentemente, os analistas têm desenvolvido outros métodos para a análise de funções, denominadas técnicas estruturais, das quais, as análises funcionais e os questionários estruturados são as mais utilizadas.

As descrições de funções devem “compreender necessariamente o enquadramento do posto de trabalho na estrutura da empresa, isto é, a sua natureza, o âmbito das suas actividades, a sus dependência hierárquica, os meios de que dispõe e a necessidade de recurso a serviços de terceiros ou a prestação de serviços a outros; o “grau de participação” do posto de trabalho na obtenção de resultados da empresa; o grau de “autonomia de decisões” de que dispõe o titular, ou seja, as suas responsabilidades quanto à prossecução dos objectivos; os dispositivos de “regulação das actividades” que permitam resolver atempadamente as deficiências de execução e rectificar a acção com vista aos objectivos fixados.

VANTAGEM DA UTILIZAÇÃO DA D.A.F.

Pode-se afirmar que as descrições de funções contribuem para garantia a autoridade, incentivar a iniciativa e favorecer a coordenação, permitindo gerir melhor os quadros, e contribuem para a solução de problemas de organização.

As descrições de funções contribuem para “garantia a autoridade” porque a generalidade das pessoas está mais disposta a cumprir as directrizes quando aceitou com conhecimento de causa as responsabilidades das suas funções, conhece de antemão os resultados que se esperam de si e as condições em que serão aplicados os critérios de chefia e não ignora as funções nem as obrigações dos dirigentes.

As descrições de funções “incentivam a iniciativa”, o que contraria a ideia de que campos de acção pouco definidos estimulam os indivíduos mais dinâmicos e empreendedores. Esta ideia consiste, na verdade, em deixar que o acaso intervenha na repartição de atribuições, na programação das actividades e na obtenção de resultados.

As descrições de funções “favorecem a coordenação”, tão necessária com a multiplicação dos especialistas e a existência crescente de equipas díspares compostas de elementos com linguagem e mentalidades heterogéneas. A coordenação é, sem dúvida, facilitada quando cada um actua espontaneamente e conhece os objectivos e as atribuições dos colegas. Por outro lado, a elaboração das descrições de funções permite encontrar soluções através de processos flexíveis e adaptados.

Finalmente, as descrições de funções constituem, durante a sua elaboração, um valioso instrumento para, com bases sólidas, solucionar problemas de organização geral da empresa, para diagnosticar e solucionar os problemas de estrutura, de atribuições ou de comunicação que se podem colocar.

ESCRITA DAS DESCRIÇÕES DE FUNÇÃO

Com base nas notas recolhidas durante a observação, nos questionários preenchidos pelos trabalhadores ou superiores hierárquicos, nas notas retiradas das entrevistas ou em qualquer informação existente, o analista pode posteriormente descrever a função.

A descrição de funções, para além de poder conter as especificações da função, divide-se normalmente em quatro partes: a) Informação Geral; b) Missão da Função; c) Descrição das Tarefas, Deveres e Responsabilidades e d) Informação Adicional (esta última parte, que nem sempre aparece, é facultativa).

A primeira parte de uma descrição de funções contém informações relativas à localização do posto de trabalho na organização. Assim, deverá por exemplo conter informações relativas a:

NOME DA FUNÇÃO: Refere-se ao nome da função que está a ser descrita. O nome de uma função deve ser cuidadosamente atribuído, uma vez que este confere um determinado status e pode implicar diferentes responsabilidades e consequentemente diferente salário.

DEPARTAMENTO OU DIVISÃO: Identifica o departamento ou divisão ao qual a função pertence e fornece algumas indicações sobre a natureza do trabalho.

LOCAL DE TRABALHO: Contém a especificação geográfica do local de trabalho.

NOME DA FUNÇÃO DO SUPERIOR HIERÁRQUICO IMEDIATO: Com vista a estabelecer quais as relações de autoridade, inclui-se normalmente o nema da função do superior hierárquico ao qual o trabalhador reporta directamente. Da mesma forma se inclui o número de subordinados, nome e posição das respectivas funções.

CÓDIGO DA FUNÇÃO: Para simplificar a gestão de programas relacionados com as funções, algumas organizações desenvolvem um sistema de códigos de função próprios, enquanto que outras utilizam os códigos standard da sua área de negócio ou indústria. Este código deve aparecer na descrição de funções.

DATA: Dado que o conteúdo das funções pode sofrer alterações e necessitar de ser alterado, datar uma descrição de funções ajuda a mantê-la actualizada, assim como, pode indicar a necessidade de uma revisão.

Após a informação relativa à localização da função na organização, a descrição de funções, normalmente inclui uma secção intitulada “Sumário da Função” ou “Missão da Função”, que explicita de uma forma muito geral o “porquê” da existência daquela função.

Em 1956, a “European Productivity Agency”, definiu as seguintes linhas de orientação para utilizar nas descrições de função, a saber:

1. Utilizar um estilo de narrativa directo e conciso.

2. Começar as frases com verbos de acção, no presente do indicativo e na terceira pessoa do singular.

3. Utilizar termos precisos (devem especificar-se as quantidades, pesos, medidas e frequências, evitando no entanto, o excesso de detalhes).

4. Cada frase deve conter uma afirmação explícita. Tudo o que for implícito deve tornar-se óbvio para o leitor.

5. Não descrever os elementos observados, de forma separada. Devem indicar-se as relações existentes entre eles, por forma a passar uma ideia concreta da função.

G L O S S Á R I O

Análise e Descrição

Técnica que permite determinar o conteúdo de uma função e as exigências de realização (conhecimentos, responsabilidade, condições e esforços), bem como o seu registo, segundo uma metodologia uniforme.

Função

Conjunto de tarefas integradas em postos de trabalho inseridos em unidades de trabalho diferenciadas, com características semelhantes quanto a aptidões, exigências e responsabilidades inerentes à concretização das referidas tarefas, ainda que variem os meios e algumas condições gerais, ambientais ou de organização.

Posto de Trabalho

Conjunto de tarefas destinadas à concretização de um objectivo laboral pré-determinado, com aptidões, exigências e responsabilidades específicas e inseridas numa dada unidade organizativa da empresa.

Tarefa

Componentes de um posto de trabalho ou funções caracterizadas por um conjunto de operações integradas e sequenciais, envolvendo esforço físico ou mental, aplicado à concretização de objectivos específicos.

Operação

Parcelas de trabalho determináveis e faseadas, em que se decompõe o conteúdo do posto de trabalho ou função.

Monografia de função

Documento escrito, que descreve detalhada e organizadamente as tarefas inerentes a uma determinada função, bem como as suas exigências em termos de conhecimentos, experiência, responsabilidades, condições e esforços de trabalho.

Categoria profissional

Designação contratual identificadora de uma ou várias funções a que corresponde um determinado nível de remuneração e que pressupõe, normalmente, exigências próprias.

Família profissional

Conjunto de profissões, cujo agrupamento se baseia em critérios de afinidade da natureza do trabalho, do tipo de actividade funcional ou factores de qualificação.

Planificação de carreiras

Conjunto de actividades conducentes à determinação de linhas de progresso profissional das pessoas, de modo a conseguir, a médio e a longo prazo, o aproveitamento das capacidades potenciais das mesmas.

A D.A.F. e o Trabalho Temporário

Tendo em conta a diversidade de funções com que os potenciais empregados abordam as empresas de Trabalho Temporário e ainda o facto da maioria das empresas se encontrarem certificadas segundo a norma ISO 9001/2000, e sendo que esta, obriga à descrição das funções, pelo menos a nível departamental, é fundamental que as empresas de TT passem a descrever as funções pelo menos sumárias dos candidatos, de modo a melhor poderem sugerir aos seus clientes colaboradores com experiência adequada aos perfis desenvolvidos nas descrições de funções do negocio em apreço. Esta é uma mais valia que uma empresa de TT pode ter relativamente às suas concorrentes.

Pesa ainda o facto, que se o consultor da empresa de TT for especialista em Descrição e Análise de Funções, pode facilmente compreender as necessidades dos postos de trabalho disponíveis nos seus clientes e melhor ajustar os perfis dos candidatos.
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3 Respostas
  1. Jorge
    mar 4 2008

    Excelente artigo!!

  2. tadeu
    abr 28 2008

    muito bom, ajudou-me a clarificar uma ideias para um trabalho. Gosta de deixar no ar e se um dia ou num novo post, se nao podia relacionar o papel da descrição de funções e modelos de competencias, no Recrutamento e Seleção de Pessoal e na gestao integrada de recursos humanos.

    Muito bom mesmo.

  3. Eunice
    set 25 2011

    olha esse artigo mudou muito a minha vida profissional
    muito obrigada

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